LAS INSTRUCCIONES DE EMBARQUE (SHIPPING INSTRUCTION) PARA EXPORTACIÓN

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Como en toda relación la comunicación efectiva se impone y las operaciones de comercio exterior no escapan de esta máxima. Es conocido que para exportar es obligatorio, salvo puntuales excepciones, la intervención de un representante aduanero que actúe por cuenta del exportador ante la Aduana que controla el punto (puerto/aeropuerto o puesto fronterizo) por donde se embarcarán y se extraerán en definitiva las mercancías hacia el mercado de destino, es decir, donde se pactó que la recibiera el interesado, calificado como comprador/importador.  También, es usual que este servidor en materia de exportaciones intervenga ante otros organismos para cumplir con su mandato, dependiendo de la naturaleza de las mercancías y ente otros u operadores privados, como pueden ser los transportistas (líneas aéreas, aéreas y consolidadores de carga).

 

Es regular que el representante aduanero, por razones obvias, no participe en el proceso de negociación entre el vendedor y comprador donde se gestan una importante cuantía de datos, reseñas y en general condiciones que serán de cumplimiento obligatorio para el embarcador cuando se ejecute el procedimiento de aduanas en el embarque. Lo más importante, considerando el lógico desconocimiento del representante aduanero de la intimidad de la negociación, es la forma y calidad como el vendedor-exportador transmita y comunique al representante aduanero la información que ignore y que su aplicación es obligatoria en el proceso (entendido con su acepción más amplia) de salida.

 

Por lo anterior, se justifica plenamente que existan INSTRUCCIONES DE EMBARQUE (SHIPPING INSTRUCTION) documentadas para que su emisor (exportador) remita a un receptor (representante aduanero), de manera inequívoca, sin imprecisiones y sin espacio para dudas o ambigüedades las reglas, ordenes, advertencias y directrices que debe aplicar a su embarque so pena de las responsabilidades de rigor a tenor de su relación contractual.

 

Es usual que dentro de las instrucciones figuren preceptos relativos al llenado del documento de embarque (sobre todo cuando intermedia una Carta de Crédito), manejo especial de las mercancías, incluida la inspección aduanera (manipulación, temperatura y separación), así como su estibado, si aplica, sugerencias en materia de códigos arancelarios, referencias específicas que deban mencionarse en la declaración de aduanas, notificaciones con respecto al pago del flete internacional y en general informaciones relativas a la fase que se ejecuta.

 

Así mismo, se acostumbra a remitir de forma conjunta a estas INSTRUCCIONES DE EMBARQUE los documentos adjuntos los cuales suelen ser la factura comercial definitiva, algún permiso a la cual se encuentre sometida la salida de las mercancías, packing list, entre otros. También, es factible que el exportador emita alguna directriz con respecto de la calidad de la documentación y el plazo para su devolución tan pronto se concrete la salida del vehículo porteador, esto a fin de perfeccionar algún trámite a cargo del exportador post salida de las mercancías. De forma regular, toda esta información es organizada y registrada en un formulario pre-determinado para hacer más expedito, amigable y fácil de trasmitir, aparte de quedar almacenado con todos los datos consolidados.

 

Aparte de esta última ventaja, las INSTRUCCIONES DE EMBARQUE como todo formulario, agilizan y facilitan el control de las partes involucradas, reducen la probabilidad del error y a grosso modo permiten la optimización para que se cumpla con el objetivo. Lo recomendable es que esta valiosa herramienta, se acompañe y blinde con un procedimiento aceptado por las partes (emisor/receptor), sobre todo en materia del plazo de su envío, el canal que se utilizará para el envió, la identificación de la persona receptora y de la revisión de la calidad de su llenado.

 

Para concluir, dada la importancia del procedimiento de embarque lo idóneo es evaluar la instrumentación de esta opción, en caso que no sea de aplicación actual, y en caso que exista, evaluar para optimizarlo y actualizarlo, justificándose en este último caso por alguna variación que haya sufrido algún procedimiento o alguna instrumentación puntual que se haya puesto en práctica y afecte el tratamiento de las exportaciones, tal como ocurrió en el año 2016 con la instrumentación mundial del VGM (VERIFIED GROSS MASS/VERIFICACIÓN DE MASA BRUTA)

 

Por Gerardo Silva

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