LA ESCOGENCIA DEL REPRESENTANTE ADUANERO

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Dentro de un contexto globalizado donde las tendencias son la facilitación y la automatización, sin pretender dejar de lado el pertinente control sobre el cumplimiento de la normativa responsabilidad de las Aduanas, exigirlo cobra preeminencia para los actores que motorizan el Comercio Exterior, interprétese, importadores y exportadores. Por ello, encontrar y seleccionar al aliado ideal que defienda y sostenga a satisfacción sus intereses en la Aduana, no sólo evitando penalidades, costosos errores u omisiones, sino también creando simplicidad en sus propios procesos internos totalmente controlados por ellos, es una decisión retadora.

 

Más allá de su designación, léase Agencia, Agente, Despachante, Transitario y de todos los requisitos a los cuales se encuentra sometido para operar que imponen las diversas legislaciones, esta figura juega un rol fundamental cuando se trata de someter sus mercancías, en forma de embarque, antes las autoridades aduaneras, a fin de lograr su extracción de la Aduana cumpliendo con la normativa aplicable y en complemento ofrecer un valor agregado, otra gama de servicios que optimicen su prestación.

 

Basado en esto, el representante aduanero, refiriéndonos principalmente a las personas jurídicas, debe contar con una apropiada plantilla calificada de talento humano en varias especialidades, incluyendo por supuesto profesionales aduaneros y de comercio exterior y disponer de experiencia comprobada. Para tener una idea, desde la reforma de la Ley Orgánica de Aduanas (LOA) (2014) a estos Auxiliares de la Administración Aduanera para solicitar y obtener la autorización correspondiente para operar, es exigido, entre otros, requisitos tales como: infraestructura de computación, informática y de comunicaciones, técnica administrativa y por supuesto física adecuada para el servicio que prestará. Evidentemente, estos requerimientos son esenciales, no solo para optar a la autorización gubernamental, sino para el apropiado funcionamiento de este auxiliar para la asistencia de los importadores y exportadores que les contraten.

 

En este marco, el artículo 98 la LOA, tanto en su reforma 2014 como la de 2020, definen a este representante aduanero en los términos siguientes:

El agente o agencia de aduanas es la persona natural o jurídica autorizada por la Administración Aduanera para actuar ante los órganos competentes en nombre y por cuenta de quien contrata sus servicios, en los diversos trámites relacionados con los regímenes aduaneros.

 

De la cita, se desprende el alcance de los servicios del representante aduanero vinculado con la intermediación en las distintas gestiones relacionadas con los diferentes regímenes aduaneros que ejecuten sus contratantes, es decir, aquellas personas, que solicitan sus servicios. Vale recordar, que esta intermediación es obligatoria a tenor del artículo 54 de la LOA, salvo honrosas excepciones (equipaje de viajeros, usuarios del régimen fronterizo, efectos de auxilio o socorro en caso de catástrofe, envíos Postales sin fines comerciales y otros que se establezcan vía reglamentaria).

 

Bajo esta perspectiva, elegir un representante aduanero es una decisión trascendental donde prive e impere un análisis objetivo, ya que se trata de seleccionar un prestador de servicios que reúna a satisfacción determinadas exigencias y en simultáneo agregue valor a su gestión en beneficio del contratante. Además, es recomendable revisar, examinar y verificar aspectos tales como: la autorización y el resto de documentación, la reputación, el gremio a la cual pertenece, las credenciales académicas del talento humano en materia de aduanas, las herramientas comunicacionales, los sistemas informáticos internos (operativo y administrativo) y si no es integral la forma de comunicarse entre ellos y el interfaz con el sistema  oficial de la aduana (Sidunea), el portal, la oportunidad de brindar información de alto impacto para el negocio, la situación financiera, la ubicación geográfica y los medios con los cuales cuenta su personal operativo (tramitadores, reconocedores, etc.) para desplazarse y hacer presencia en la aduana. La forma de medir objetivamente, su gestión, tipo de indicadores, procesos críticos que se miden y sus planes de acción para mejorar las desviaciones, cultura de ética y cumplimiento, incluyendo el denominado “record management” (administración de archivos).

 

Posiblemente lo anterior, luzca muy ambicioso, es decir, desplegar un examen de esta magnitud, sin embargo, se trata de optar por la mejor decisión, ya que el sujeto elegido será responsable de: atender la carga, aplicar las normas a lugar, efectuar la entrega de la carga y factura de servicios en los lapsos ofrecidos, salvo que ocurran hechos justificables y no controlables o imputables, disponer y ejecutar un plan en casos de contingencia. Todos estos parámetros y cualquier otro que tenga a bien de incluir el que contratará son bienvenidos a la hora de tomar una decisión de este tipo. Sin duda, hay un elemento dentro del diagnóstico ausente en estas notas, el cual suele ser relevante y determinante. Nos referimos al elemento precio, no obstante, si la expectativa del contratante es ubicar un aliado de confianza, robusto, sólido y permanente en el tiempo que disponga de los recursos apropiados (humanos, materiales y financieros) es ineludiblemente que éstos parámetros presionen y hagan peso específico en la estructura de costos que conduzca a fijar el precio de la oferta o propuesta de servicios de los representantes aduaneros evaluados.

 

Superada esta etapa y puesta en marcha la fase de implementación (también muy importante), la calificación prosigue, ya que luce aconsejable la valoración constante de su desempeño, mediante Indicadores de Gestión (KPI), que permitan efectuar un seguimiento objetivo y en caso de desviaciones aplicar los planes de acción correctivos correspondientes. A su vez, como se trata de una gestión compartida resultando importante señalar que también el éxito de la gestión de este prestatario de servicios, debe estar afianzado por un extraordinario despliegue del contratante, en el sentido de ofrecer oportunamente y con la calidad exigida, las informaciones y documentos pertinentes de las mercancías y de la transacción comercial, de la cual las Agencias de Aduana son y serán natural y absolutamente ajenas. Pese a que su costumbre es mínima, no resultaría contra natura que el prestatario de servicios seleccionado, léase el representante aduanero, evalúe el desempeño de su contratante, ya que si el proceso es compartido y de éste depende, también el éxito, los dos elementos del engranaje deben sincronizarse para triunfar.

 

Es evidente, que identificar y encontrar áreas de mejoras en los dos partes es todo un desafío, ya esto propende al logro que es en definitiva lo que se busca, totalmente de la mano con la acción de ahorro, aspecto que debe ser siempre bienvenido. Se está persuadido, que una Agencia de Aduanas, puede y debe colaborar con su contratante en esa etapa del proceso de compras internacionales a la cual normalmente es extraño. Es esta fase hay tópicos medulares, dignos de vigilancia, que pudieran afectar el ulterior proceso de aduanas como por ejemplo el Incoterms pactado en la compraventa, el examen y determinación del código arancelario, las restricciones aplicables, la estructura de la factura comercial, la procedencia de algún descuento comercial por parte del vendedor, etc. En conclusión, se trata de ejecutar un proceso de nacionalización sin sorpresas y esto exclusivamente se consigue en la medida que las partes de este proceso estén totalmente alineadas e integradas.

 

Por Gerardo Silva

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